ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP SEBAGAI PENDUKUNG SISTEM PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN DI KANTOR TATA USAHA MTSN 4 SIDOARJO
DOI:
https://doi.org/10.34125/jmp.v11i5.3699Keywords:
Madrasah, Administrasi, Pendidikan, Arsip, MutuAbstract
This study aims to analyze dynamic archive management at the Administrative Office of MTsN 4 Sidoarjo and examine its functional contribution to strengthening the Education Quality Assurance System (SPMP). Adopting a qualitative embedded case study design, informants were purposively selected, consisting of the Head of Administration, records personnel, and the Vice Principal for Curriculum Department. Data were gathered through participatory observation, semi-structured in-depth interviews, and authentic documentary analysis, followed by Miles, Huberman, and Saldaña’s interactive analysis validated via source and methodological triangulation. The findings indicate that archive management encompasses annual work planning, subject-based classification, operational service circulation, and digitization of vital records into PDF formats. Archives serve as primary evidential foundations facilitating Madrasah Self-Evaluation, internal audits, and BAN-PDM accreditation compliance. Operational constraints include inconsistent control card execution, absence of an archive retention schedule, deficient humidity control, and manual borrowing records. The novelty lies in establishing an empirical integration model of dynamic records governance within an Islamic secondary school as an operational determinant driving the Plan-Do-Check-Act (PDCA) quality cycle, bridging clerical administrative routines with institutional educational quality accountability.
References
Amsyah, Z. (2003). Manajemen kearsipan. Gramedia Pustaka Utama. https://www.google.com/books?hl=id&lr=&id=unmMvOU4HZ8C&oi=fnd&pg=PR11&dq=Amsyah+(2005&ots=Qb0BXHvMYZ&sig=Yem6po3SdJqG6TS8H6QBH_8UlHE
Andhika, R. F., & Widyanti, D. V. (2023). Analisis Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif Laporan Hasil Pemeriksaan Pada Inspektorat Provinsi Jawa Tengah. Bangun Rekaprima, 9(2), 227–233.
Az-Zahra, N. S., & Putra, F. A. (2026). The Relationship between Quality of Work Life (QWL) and the Performance of Honorary Teachers in Public Elementary Schools in West Jakarta: Hubungan Quality of Work Life (QWL) dengan Kinerja Guru Honorer di Sekolah Dasar Negeri Wilayah Jakarta Barat. Al Kautsar: Knowledge Advancements in Teaching Strategies and Research, 4(1), 13–23.
Creswell, J. W., & Creswell, J. W. (2013). Qualitative inquiry and research design: Choosing among five approaches (3rd ed). SAGE Publications.
Dianita, E. (2022). Pemanfaatan Aplikasi e-office dalam Manajemen Arsip di Madrasah Aliyah Negeri 4 Kota Pekanbaru. Takuana: Jurnal Pendidikan, Sains, dan Humaniora, 1(1), 71–81.
Dwiyantoro, D., & Junandi, S. (2021). Sistem Informasi Manajemen Arsip Dinamis Berbasis Microsoft Access pada Lembaga Pendidikan Dasar di Kota Pekanbaru Tahun 2020. Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan, 14(1), 15.
Fauziah, K. N., & Nabella, S. D. (2022). Pengaruh Kelengkapan Data, Ketelitian, Kecepatan Dan Ketepatan Waktu Terhadap Kepuasan Konsumen Pada Pt Federal International Finance (Fif) Cabang Batam. Jurnal Manajemen, 2(1). https://ojs3.lppm-uis.org/index.php/JM/article/view/418
Fitria, K., Aulianto, D. R., Wardian, W. K., & Kamajati, D. (2026). Menggali Makna Pameran Arsip Reaktor Kartini Sebagai Media Informasi Kearsipan. ARCHIVIST: Indonesian Journal of Archival, 2(1), 48–67.
Fu’adah, A. A., Sholihah, N., & Masthuroh, M. (2022). Pengelolaan arsip dalam menunjang layanan informasi pada bagian tata usaha di Madrasah Aliyah Negeri. Munaddhomah: Jurnal Manajemen Pendidikan Islam, 3(1), 57–69.
Gie, T. L. (2000). Administrasi Perkantoran Modern. Liberty.
Hapsari, Y. A., & Suharso, P. (2021). Analisis Pengelolaan Arsip Dinamis di Kantor Kelurahan Pojoksari Kecamatan Ambarawa. Anuva: Jurnal Kajian Budaya, Perpustakaan, dan Informasi, 5(4), 555–568.
Iskandar, A. D. (2024). Peran Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan (Spmp) Dalam Mewujudkan Budaya Mutu Pada Madrasah Aliyah Swasta Di Kabupaten Pekalongan. Jurnal Manajemen Pendidikan Islam Al-Idarah, 9(02), 26–36.
Julaiha, S. (2026). Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal dan Eksternal dalam Meningkatkan Mutu Pembelajaran Perguruan Tinggi Indonesia. Andragogi: Jurnal Pendidikan dan Pembelajaran, 6(1), 9–19.
Kemaswati, R., & Aco, F. (2022). Pengelolaan arsip sebagai upaya meningkatkan mutu layanan administrasi di SMK Negeri 2 Yogyakarta. Jurnal Enersia Publika: Energi, Sosial, Dan Administrasi Publik, 6(2), 129–139.
Khasana, I., & Herzegovina, R. N. L. (2025). Pengelolaan Tata Usaha dalam Peningkatan Pelayanan Administrasi di MTs Al-Asna Barat. Jurnal Ilmu Pendidikan, Sosial dan Humaniora, 1(2), 112–121.
Lestari, A. D. (2022). Pemanfaatan teknologi informasi pada pengelolaan arsip dinamis di bidang pencatatan sipil Disdukcapil Kabupaten Karanganyar. Al-Kuttab: Jurnal Kajian Perpustakaan, Informasi dan Kearsipan, 4(2), 13–23.
Midriyan, A., Rahmawati, R., & Apriliyani, N. V. (2024). Efektivitas sistem informasi manajemen arsip dinamis (SIMARDI) pada pengelolaan arsip. Karimah Tauhid, 3(8), 9368–9380.
Miles, M. B., Huberman, A. M., & Saldaña, J. (2014). Qualitative Data Analysis: A Methods Sourcebook (3 ed.). Sage Publications.
Mulyapradana, A., Anjarini, A. D., & Hermanto, N. (2021). Pengelolaan arsip dinamis inaktif di lembaga pendidikan sekolah menengah kejuruan. Jurnal Khatulistiwa Informatika, 5(1), 60–68.
Musyarofah, S. R., & Bisma, R. (2021). Analisis kesenjangan sistem manajemen keamanan informasi (SMKI) sebagai persiapan sertifikasi ISO/IEC 27001: 2013 pada institusi pemerintah. Teknologi: Jurnal Ilmiah Sistem Informasi, 11(1), 1–15.
Nofia, N. N. (2023). Sistem pengelolaan kearsipan sekolah (Studi kasus di SMP Negeri 35 Mukomuko). PRODU: Prokurasi Edukasi Jurnal Manajemen Pendidikan Islam, 5(1). https://ejournal.uinib.ac.id/jurnal/index.php/produ/article/view/7131
Purnamasari, I., & Saputra, A. A. (2025). Pengelolaan Kearsipan Siswa Dalam Meningkatkan Mutu Layanan Administrasi Di Sekolah Dasar. NAAFI: Jurnal Ilmiah Mahasiswa, 1(3), 357–365.
Rabiah, S., Sugianor, S., & Husaini, M. (2026). Pengelolaan Kearsipan Pada Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Kabupaten Hulu Sungai Utara. Jurnal Keuangan Daerah, Pusat dan Kearsipan, 3(1), 84–98.
Revida, E., Aisyah, S., Florance, P. A., & Purba, S. (2021). Manajemen Pelayanan Publik. Yayasan kita menulis. http://repository.stiaamuntai.ac.id/id/eprint/95/
Sallis, E. (2014). Total quality management in education. Routledge. https://www.google.com/books?hl=id&lr=&id=QAOORZ9NdHQC&oi=fnd&pg=PP1&dq=Edward+Sallis+(2014&ots=YxhqHSSeRZ&sig=L-VpsKJDsV8PKUgfayhrnhypOaw
Sarnoto, A. Z. (2022). Peningkatan Kinerja Madsarah Melalui Supervisi Manajerial Pengawas. Jurnal Statement: Media Informasi Sosial dan Pendidikan, 12(1), 68–75.
Sugiarto, A., & Wahyono, T. (2015). Manajemen Kearsipan Modern: Dari Konvensional ke Basis Komputer. Gava Media.
Sugiyono. (2013). Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan RD (19 ed.). Alfabeta.
Supiatni, N. N., Kencanawati, A. A. A. M., Suryaniadi, S. M., Narti, N. K., & Sitawati, A. A. R. (2023). Archive management to support information services of the administration section. International journal of social sciences, 6(2), 37–42.
Telaumbanua, L., Waruwu, E., Lase, A. C., & Zebua, S. (2024a). Inovasi Pengelolaan Arsip di Era Digital Melalui Implementasi SIAR di Bappedalitbang Kabupaten Nias. Tuhenori: Jurnal Ilmiah Multidisiplin, 2(4), 238–256.
Telaumbanua, L., Waruwu, E., Lase, A. C., & Zebua, S. (2024b). Inovasi Pengelolaan Arsip di Era Digital Melalui Implementasi SIAR di Bappedalitbang Kabupaten Nias. Tuhenori: Jurnal Ilmiah Multidisiplin, 2(4), 238–256.
Turisman, T. (2025). Mutu Layanan Pendidikan Dalam Meningkatkan Kualitas Pendidikan di MAN 1 Bandar Lampung. UNISAN JURNAL, 4(10), 73–81.
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Pada Dinas Perpustakaan Dan Kearsiban (2018).
Wibowo, R. C., & Misbah, M. (2025). Penerapan Total Quality Management (TQM) Di Sekolah Islam. Jurnal Lingkar Mutu Pendidikan, 22(2), 75–82.
Yin, R. K. (2018). Case study research and applications (Vol. 6). sage Thousand Oaks, CA. https://www.academia.edu/download/106905310/%7BArtikel_Yustinus_Calvin_Gai_Mali%7D.pdf
Zakiyah, E., Az-Zahra, F., & Putri, A. J. (2025). Service Design Sebagai Pendekatan Penguatan Layanan Akses Arsip Oleh Pustakawan Di Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jurnal Al-Ma’arif: Ilmu Perpustakaan dan Informasi Islam, 5(2), 124–134.
